Een techniek uit de consultancy toolkit

Als je denkt dat er ergens winst is te halen door afdelingen beter te laten samenwerken. Of er zijn een berg aan klachten van klanten en je krijgt de vinger er niet op waar dat in zit. Of er lijken productiefouten te zitten in je service of product? Dan is een brown paper sessie doen een leuke manier om daar inzicht in te krijgen. En met inzicht, krijg je doorzicht (door afdelingen heen) en verzicht (kan je bekenden wat in de verte beter kan)

Leestijd: 5 minuten, Nut: altijd bruikbaar voor werknemers in alle lagen.

Toepasbaarheid: paar keer per jaar, je hele werkleven. Met een powerpoint die je kan downloaden en zo zelf direct een start te maken met je eigen sessie.

Context

Proces overzichten kijken naar verschillende aspecten van werk. En de methode die je kan gebruiken om dat te beschrijven hangt af van wat je wil onderzoeken. In ieder proces kan je kijken naar vijf verschillende dimensies: Chronologisch, Organisatorisch, Fysiek, Sequentieel, Transactioneel.

Chronologisch

• Wanneer vindt een stap plaats?
• Hoe lang duurt het?
• Welke tijdschaal is van toepassing (uren, minute, seconden)

Organisatorisch

• Welke organisatie, of onderdeel voegt waarde toe?
• Wie in dat onderdeel voert het werk uit?
• Hoe zijn ze bemenst en met welk budget?

Fysiek

• Waar wordt het werk gedaan?
• Waar bewaart men de materialen?
• Hoe gaat het werk voort, hoe valt het vrij voor de volgende stap?

Sequentieel

• Wat moet gebeuren voor de volgende stap kan starten?
• Wat gebeurt er na een stap?
• Hoeveel stappen zijn er en is dat het goede aantal?

Transactioneel

• Welke signalen moeten gegeven worden door wie om een proces te starten?
• Wat voor informatie ontvangen we en verzenden we?
• Welke informatie wordt doorgegeven aan de volgende proces stap?

Keuze van de proces map techniek

Er zijn een aantal technieken om een proces te beschrijven. En allen zullen iets waardevols naar boven brengen waar je iets mee kan doen en de firma mee kan verbeteren. De keuze van de techniek kan je maken aan de hand van onderstaande vragen:

1. Hoeveel data met groot detail is beschikbaar om het proces te begrijpen?

2. Hoeveel niveaus van detail zijn nodig om het proces te begrijpen?

3. Hoe breed is de scope van het proces?

4. Hoeveel tijd is beschikbaar om het proces te omschrijven?

Gebaseerd op de antwoorden kan je een techniek kiezen. Sommige technieken zijn net iets beter voor dat moment dan een andere. Als voorbeeld, is een Value Stream Mapping (VSM) techniek niet geschikt als je maar een halve dag de tijd hebt. En als er weinig data beschikbaar is, dan is een VSM niet geschikt, maar kan Swim lane mapping gebruikt worden om een deel proces uit te schrijven.

Niveau van detail dat nodig is = hoog en de hoeveelheid tijd = kort: Function mapping.

Niveau van detail dat nodig is = laag en tijd kort: Swim lance mapping

Niveau van detail dat nodig is = hoog en je hebt wat tijd: Brown Paper sessie.

Weinig detail nodig, wel wat tijd, dan Value Stream Mapping

Brown Paper is meest van toepassing als

• Er minder tijd beschikbaar is dan je nodig hebt voor VSM.
• De participanten weinig eerdere trainingen hebben gedan in proces mapping.
• Als de scope beperkt is tot een bepaalde activiteit.
• Als je graag het proces begrijpt tot het meest tactische niveau.
• Als je probeert een specifiek probleem bloot te leggen.
• Als je graag een wat ruime groep mensen betrekt om zo ook buy-in te krijgen.

Voordelen van Brown Paper mapping

• Het is simpel te doen en makkelijk uit te leggen en te begrijpen.
• Het is een van de eenvoudigste manieren om een proces te identificeren.
• Goed middel voor analyse en beschrijving.
• Inzichten zijn direct om te zetten in acties.
• Het zet milestones, deadlines en doorlooptijd handig visueel op.
• Je kan het doen op kantoor, in een fabriekshal, op hotel etc.
• Direct ook te gebruiken als training tool.
• Het legt snel kansen bloot waar je quick wins op kan zetten.
• Het geeft visueel weer wat je aan het doen bent.
• Je gebruikt de kracht van een team om een verandering door te voeren en bouwt direct aan het eigenaarschap van die verandering.
• Met de lead en proces tijden erbij geeft het ook tijd inzicht.
• Helpt te bepalen wie welke documenten in beheer heeft.
• Legt vast welke documenten en welke informatie in transacties zitten.
• Sessies zorgen voor een groter draagvlak. Participanten kunnen direct zeggen waarmee ze aan de slag willen gaan.

Nadelen

• Als je snel werkt, geeft het schijn betrouwbaarheid.
• Het aantal mensen dat je wil betrekken en relevant is voor het uitschrijven van het actuele proces vereist goede management van selectie en verwachtingen van de participanten.

Wanneer helpt een Brown Paper sessie?

• Als je inzicht wil krijgen in een proces, om bv kansen op te halen, een ERP systeem aan te kopen, etc.etc.
• Bij introductie van nieuwe samenwerkingsvormen of producten.
• Bij het oplossen van spanningen binnen de organisatie, die mogelijk komen uit onbegrip voor mekaars positie of werkzaamheden.
• Ter voorbereiding op verandertrajecten.
• Goed voor het creëren van draagvlak
• Als brainstorm voor het stimuleren en verzamelen van nieuwe ideeën of business modellen.
• Als methode om LEAN-verspillingen binnen werkprocessen inzichtelijk te krijgen.
• Als interactieve werkvorm in plaats van de traditionele audit.

Alleen doen of met een facilitator?

Mijn ervaring is dat hoe beter je het begin, doen en vervolg maakt, hoe effectiever de brown paper sessie en, belangrijker denk ik, hoe de effecten van de sessie later omgezet kunnen worden in resultaten voor de firma.

Als je het alleen doet dan

– Heb je veel tijd vooraf nodig om de ruimte klaar te zetten, je eigen focus goed te krijgen, energie te verzamelen voor alle negatieve reacties die je mogelijk gaat krijgen.

– Moet je uit het proces zelf blijven. Jij verteld niets over jouw werk, je houdt de rol van facilitator en stapt beslist zelf niet in het proces en de spelers.

– Reserveer je veel tijd om de proces die gemapped is op de Yellow stickies te verwerken en daarna terug te leggen bij de betrokkenen om te finaliseren.

Als je een facilitator inhuurt dan

– Kan je en jouw team zich concentreren op de inhoud.

– Meer focus op de doelstelling, de facilitator kan tijd en doelstelling in de gaten houden. Met name bij een eerste sessie trekken mensen vaak de kaart van ‘dat deden we al, dat weten we al’, ‘laat ik eens vertellen hoe moeilijk mijn werkzaamheden zijn’ etc.

– De facilitator kan mensen wat meer uitdagen en verleiden tot concrete acties met deadlines.

– Helpen om uit- en in to zoomen in een proces.

Afsluitend

Een brown paper sessie is erg leuk te doen, levert altijd wel wat op en kan je overal uitvoeren.

Een powerpoint die je kan gebruiken kan je bij me opvragen, graag zend ik je de slides die je hieronder vinden gaat. Ik zend je dan de powerpoint, waar je dan je logo op zet en direct mee aan de slag kan met een groep.

Happy Brown paperen!

Rudolph

Inleiding

Een ‘bruine papieren’ oefening wordt zo genoemd omdat deze een grootschalig formaat bruin papier gebruikt om een bestaand bedrijfsproces in kaart te brengen, met de nadruk op ‘ruw en klaar’ in plaats van een nauwkeurig, netjes en opgeruimd document. Toegepast op het product ontwikkelingsproces, moedigt het een gedeeld begrip aan van de implicaties van de introductie van dat nieuwe producten op verschillende delen van het bedrijf en helpt het om een gedeeld eigendom van het proces te krijgen. 

Aanpak

Stap 1. Voorbereiding

Denk werk

– Bedenk welk proces je wil uittekenen. Welke proces heeft je interesse?

– Bedenk welke mensen betrokken zijn bij het proces dat je wil uittekenen.

– Verzamel representatieve voorbeelden van de documentatie zoals gebruikt in alle fasen van het proces dat je wil gaan uitmappen. Het is het beste om echte voorbeelden van echte projecten te vinden en te kopiëren. Documenten van belang omvatten documenten die informatie communiceren of informatie vastleggen. Dit kunnen inkooporders, tekeningen, projectplannen, urenstaten, stuklijsten, enz. zijn.

Even belangrijk zijn documenten die deel uitmaken van de beheer- en controlecyclus van een project. Deze kunnen autorisatie omvatten en inzicht geven in de wie dus wat doet.

Doe werk

– Nodig de participanten uit en leg goed uit waarom je ze uitnodigd, hoe lang de sessie duurt, wat ze er aan hebben, of hun baas akkoord is met de participatie en wat de vervolg stappen zijn.

– Ruimte. Regel een ruimte die groot genoeg is en een muur heeft waar je iets op mag plannen, van ruim drie meter.

Bruin papier wordt vaak gebruikt vanwege de kosten en beschikbaarheid, maar elke beschikbare papierstapel is prima. Voeg indien nodig verschillende stukken papier samen. Plak een stuk bruin papier horizontaal op de muur.

– Breng een A4 aan linksboven met de naam van het proces dat je wil uitschrijven.

– Een org chart bij de hand hebben is makkelijk en erop plakken met vinkjes erbij van de participanten die aanwezig zijn. Zo ziet iedereen dat je over afdelingen heen werkt (als dat relevant is)

– Doe dit allemaal netjes, het is het eerste wat mensen zien. Ziet er er netjes uit, denken mensen dat je zorgvuldig met de gegevens zal omgaan.

Stap 2. Uitvoering

Doe-werk

– Ontvang de mensen vrolijk, herhaal nog eens waarom ze er zijn en hoeveel hulp je daarvan krijgt en wat zij krijgen.

– Leg uit wat de stroom diagram symbolen zijn die je gaat gebruiken.

– Vraag permissie foto’s te nemen terwijl je bezig bent. Dit is alleen maar om later te kunnen laten zien aan hoger management en collega’s hoe actief jullie bezig waren.

Denk-werk

– Vraag rond wat het eerste ding is dat mensen doen in dit proces. Zoek naar de activiteit. Dus start met de eerste stap van het proces en als de groep consensus heeft, schrijf je die op een geeltje en plak je die op het brown paper aan de linker kant. Vraag aan participanten of dat de eerste step echt is. Op het geeltje staat dan zoiets als bijvoorbeeld ‘ontvangen van order’ of ‘een klant belt’.

– Vraag naar de vervolg stap. Schrijf die op een geeltje, plak rechts van het vorige geeltje. Vraag aan participanten of dit klopt. 

– En ga zo door tot je het hele proces in geeltjes hebt. Is het brown paper aan zijn eind, start ergens anders verder op een nieuw stuk brown paper.

Gebruik waar mogelijk standaard stroomdiagramsymbolen om het volgende weer te geven: start- en stoppunten; specifieke processen en activiteiten; ingangen / uitgangen naar / van activiteiten; beslissingspunten – J / N / Misschien; documentopslag. Het moet mogelijk zijn om het proces te doorlopen en de stroom van beslissingen en informatie te volgen.

Belangrijk! Gebruik uitsluitend geeltjes om de proces stappen te maken. Dus schrijf niet op het bruine papier, dan kan je het later niet meer wijzigen. En je zal merken dat veranderingen vaak plaats moeten vinden, een andere participant kijkt eens en komt op aanvullingen, of een dag later loopt iemand langs je brown paper en weet dat er nog een extra proces stap is etc.etc. Dus hou het op geeltjes die je simpel kan verplaatsen.

Stap 3. Afsluiting

Denk-werk

• Als het proces in geeltjes op het brown paper staat, doorloop het dan nog een keer in zijn geheel. Er zullen dan altijd nog weer opmerkingen en aanvullingen komen.
• Maak een foto van de groep en de brown paper. Hou die goed bij, die gebruik je als je met de groep weer aan de slag gaat, je neemt ze dan mee naar hoe de vorige keer ging en hoe leuk dat was.
• Plak aan de rechterkant van de brown paper een wit A4 en laat alle participanten daarop hun naam schrijven. (dit helpt later als je het proces later presenteert aan hoger management om te bewijzen dat dit gedragen wordt door een groep mensen)
• Hou een pakkende eind speech, regel een drankje en snacks.

Doe-werk

• De geeltje gaan na een avond hangen eraf vallen, of vallen weg als je de rol oprolt. Dus plak ze allemaal vast op het brown paper. Er is daarvoor handige lijn spray. Vraag Rudolph naar een test ervan en koop het dan.
• Rol de brown paper op, doe er een A4 wit om en een elastiekje. Schrijf op de witte A4 de naam van je project en het proces en de datum.

Stap 4. Vervolg

Denk-werk

• Bedenk of je en hoe je nu verder wil
• Vervolg mogelijkheid – Bespaar kosten
• Als je de proces plaat voorziet van cijfers kan je spotten waar er een lekkage is en die aanpakken.

Vervolg mogelijkheid – Verhoog de kwaliteit

Voorzie je de proces plaat van kwaliteit aspecten, kan je de kwaliteit verhogen. Niet anders dan mensen doen die een ‘customer journey’ uitschrijven en daarop de NPS score hangen en daar acties op zetten bijvoorbeeld.

Vervolg mogelijkheid – Beheers het kritiek proces

Na de proceskaart te hebben geproduceerd, komt het echte voordeel van het bekritiseren van het bestaande proces. Bijvoorbeeld om zwakke punten in een proces te versterken.

Stappen dan:

– Doorloop het proces met een geeltje en rode stift in hand. Bekijk welke processtappen kritisch zijn voor het proces. 

– Markeer de punten en geef aan ieder punt een nummer.

– Maak van ieder nummer een actie punt. 

Doorloop vragen als:

• Hoe effectief is de algehele processtructuur?
• Hoe effectief zijn de beheer- en controle-elementen gedefinieerd, waaronder beslissingspunten, rapportage en autorisatie?
• Hoe worden proces risico’s beheerd?
• Wie is wanneer betrokken, hoe worden proces stappen gefinancierd en beheerd?
• Is er effectief leiderschap en ondersteunt de organisatie teamwerk?
• Welke informatie en communicatie wordt verstrekt aan verschillende delen van het bedrijf?
• Worden er statistieken gebruikt om de efficiëntie en effectiviteit van de uitvoering te beheren?
• Waar en wanneer zijn externe ontwerpspecialisten betrokken?
• Waar, wanneer en hoe vaak is er input van een klant of gebruiker voor een project?

Vervolg mogelijkheid – Re-engineer

Rekening houdend met de problemen die tijdens de brown paper sessie naar voren zijn gebracht, het proces opnieuw ontwerpen en vereenvoudigen.

Bronnen

Brown paper: Photo by Kelly Sikkema on Unsplash

Man met geeltjes: Photo by Mindspace Studio on Unsplash