Artikel in een zin: ga als student of consultant niet direct in de do-modus. Leg je cliënt uit dat langzaam acteren tijdwinst geeft op langere termijn.

In een tijd waarin alles sneller en sneller lijkt te evolueren, is het gemakkelijk om vast te komen te zitten met het gevoel dat we ons moeten haasten. Altijd. Een vraag is gesteld, wij geven antwoord. Maar let op: als we te veel haasten en constant haast hebben, is het gemakkelijk om fouten te maken en de kansen op de lange termijn die voor ons liggen te verliezen, gewoon omdat we ze niet zien, of niet voorbereid zijn. Te midden van stressvolle situaties en in de modus van doen, doen, vergeten we vaak dat we onze snelheid aanzienlijk kunnen verhogen als we eerst wat vertragen.

We zien dat dit ook in de bedrijfswereld gebeurt en als ik dat zo zag ook in de gezondheidszorg. Om als bedrijf succesvol te zijn, moeten leiders en alle betrokkenen voortdurend betere (en slimmere) manieren vinden om efficiënter te zijn en de productiviteit te verhogen. In deze haast voor optimale prestaties en uitvoering van de strategie, is het gemakkelijk om de belangrijke zaken uit het oog te verliezen en te weten waar we onze inspanningen op moeten richten. (Note bij ziekenhuis case: 9 beloften…maar wat brengen die op? Klopt de droom wel met visie en realiteit?)

Ben wat aan het nadenken over een potentieel assignment rond een groot veranderingstraject voor een zorgpartij in Belgie. Naar ik denk zit men met een vraagstuk om de efficiëntie en samenwerking van teams te verhogen. Wat je vaak hoort is dat dagelijkse taken rommelig waren, men achterblijft met de uitvoering van hun strategisch plan (als ze die al hebben, en/of iedereen er van op de hoogte is). Vast zal het ook zo zijn dat men een uitstekende strategie heeft, maar men zich begint te realiseren dat de uitvoering van de strategie eigenlijk moeilijker is dan het maken ervan. Wat zo ik doen?

Wat zou mijn suggestie zijn?

Mijn suggestie zou zijn om individuele gesprekken te houden om van de kern leden een beeld te krijgen van waar mensen mee bezig zijn, wat gaat om in hun hoofd. Dan een ​​workshop van een halve dag voor leden van het team en die te faciliteren. We moeten een tijdstip plannen waarop het hele team kon samenwerken om overeenstemming over het ​​beeld te krijgen en gezamenlijke punten vast te stellen, waar heeft iedereen last van, of ziet iedereen kansen liggen? De naam van de workshop moest niet bedreigend zijn of te consultancy achtig. Dus niet een ‘nul meeting’ een ‘Violen gelijkstemmen’ of een ‘Kick off’. Meer iets van ‘Keuze bij de koffie’: als je bij het koffieapparaat staat, waar heb je het dan met collega’s over. Of zoiets…

Wat is de mogelijk reactie van de cliënt?

Aangezien vaak de kern van het probleem is het gevoel dan men achterloopt op het schema, is te verwachten dat de eerste reactie op zo een voorstel negatief is. “Serieus, we moeten de efficiëntie verhogen en de uitvoering versnellen,” hoor je de probleem eigenaar al zeggen. “We kunnen nu geen halve dag besteden aan een workshop. Dat zal ons nog verder vertragen. “

Tegeltjes wijsheden

‘Bezint eer gij begint’, ‘goed gereedschap is het halve werk’ of ‘een goede vraag is de helft van het antwoord geven’. ‘Haastig gespoed is zelden goed’, ‘Parijs en Rome zijn ook niet op een dag gebouwd’.

Haast je, langzaam

‘Je moet langzaam gaan om snel te kunnen gaan.’ Zelfs de leiders uit het verleden die grote successen behaalden, wisten het belang van langzaam gaan. De oprichter van het Romeinse rijk, Augustus, zou de Latijnse uitdrukking “Festina Lente” gebruiken. Dit vertaalt zich als: “Haast je, langzaam.” Het diende als een herinnering voor Augustus om activiteiten uit te voeren met een juiste balans van urgentie en toewijding.

Wanneer we te snel beginnen te bewegen, zien we vaak niet wat we moeten zien. Het is belangrijk om langzaam genoeg te bewegen om de nodige correcties aan te brengen als ze naar boven komen. Als dat niet het geval is, brengen we meer tijd door omdat we terug moeten gaan naar dingen die zijn afgedwaald. Hoewel het contra-intuïtief kan aanvoelen om de tijd te nemen om een ​​status af te vinken terwijl je haast hebt, zal het je kansen om de volgende zet de juiste te maken aanzienlijk vergroten.

Het is moeilijk te zeggen of het de visie was om een ​​moderne Augustus te worden, of mijn garanties over de positieve effecten van persoonlijke gesprekken en workshops, maar iets overtuigde in het verleden mijn klanten dat ze deze investering in tijd en energie moesten doen. (een voorbeeld is een Franse organisatie van over de 2.000 mensen mee krijgen) Later zouden mijn klanten hun tevredenheid uiten over de resultaten. Niet alleen hebben de paar uur samen alle betrokkenen geholpen om een ​​collectief beeld te krijgen van de huidige situatie; ze ontdekten waar het team onbenut potentieel had en waar ze wijzigingen konden aanbrengen om de aandacht op hun strategische aandachtsgebieden te vestigen. Hier helpt te vertellen over de aard van ‘wicked problems’ en wat voorbeelden te geven van een aanpak elders. Ook hielp de workshop de aandacht van het team op vooruitgang weer op het goede spoor te krijgen, iets dat een groter effect had dan ze zich van tevoren kon voorstellen. (neem in Nederland de bekende uitspraak ‘dat een besluit een korte onderbreking is van de discussie’)

Jouw aanpak

Je hebt misschien geen Romeins rijk om te bouwen en ‘alleen maar’ een zorgsector de toekomst in te helpen . Maar wat je ook probeert te doen, jouw snelheid van uitvoering zou waarschijnlijk enorm profiteren van een paar uur langzamer te rijden om een ​​goede grip te krijgen op waar je en jouw team, of de mensen van de opdrachtgever, zich momenteel bevinden.

Wat te doen, waarop te richten? Een paar suggesties.

Herstel van de ambities. – Zoals we weten, gebeurt er niets geweldigs zonder ambities. De sleutel is om er niet alleen voor te zorgen dat je als leider, of je opdrachtgever, hoge ambities heeft. Maar ook om ervoor te zorgen dat de teams deze ambities delen en weten waar ze zich op moeten richten om in die richting te werken.

Vooruitgang herkennen. – Het erkennen van vooruitgang is een van de krachtigste troeven voor motivatie. De tijd nemen om te erkennen waar je bent, is een gemakkelijke en krachtige investering om meer motivatie voor de toekomst te bereiken. En in de case van het ziekenhuis is dit heel krachtig. En nodig want heeft een lange adem nodig.

Als het goed wordt gedaan, zal een beoordeling van je en jouw cliënt team over de situatie hernieuwde energie geven voor meer samenwerking en uitvoering van het team, naast inspirerend en zelfs – ja – leuk!

Maar het begint allemaal met de erkenning dat je soms langzaam moet gaan om snel te gaan!

Afsluitend

Dit stuk heeft een algemene toepassing en strekking. Voor de opdracht die studenten gaan doen voor hun eigen werkgever is mijn aanbeveling niet te snel te gaan. Bezie van vele kanten, dat op zich al is een belangrijk onderdeel van je eind portfolio. Hou wel goed bij hoe je dacht en waarom. En overleg met me, ik kan vaak raarder denken (is dat een woord?) dan andere mensen.

Rudolph

#strategisch management #verandermanagement #change management #borrelgesprek