Inleiding

Procrastination is als woord verschenen in de Engelse taal in de zestiende eeuw en is het woord niet voor het uitstellen zelf, maar een woord voor een irrationele vorm daarvan. Het verwijst naar het voor je uitschuiven van taken waarvan je eigenlijk vindt dat je ze zou moeten doen. Wie uitstelgedrag vertoont, beseft dat hij tegen zijn eigen belangen in handelt. (schrijft Piers Steel)

Hieronder de geschreven versie van een workshop die ik gehouden heb voor het Netwerk café. De presentatie zal ik de komende jaren verbeteren en steeds gaan gebruiken bij de start van een nieuwe cursus. Het gebeurd wel eens dat er studenten zijn die niet direct aan de gang gaan…..

• Boeken tips:
• ‘De kunst van het uitstellen’ van John Perry.
• ‘Uitstelgedrag’ van Piers Steel.
• ‘Succeed’ en ‘Focus’ van Heide Grant Halvorson.
• ‘Opgeruimd leven met ADHD’ van Judith Kolberg & Kathleen Nadeau.
• ‘What got you here, won’t get you there’ van Marshall Goldsmith.
• Eventueel: ‘Do what you do best, ditch the rest’ van Scott Balncard.
• Eventueel: ‘Zelf regulatie bij kinderen’, door Dr. Stuart Shanker. Ook goed te lezen voor volwassenen eigen leercurve.

Mijn naam is Rudolph Regter. Na dit komend uur zal je een paar handigheidjes hebben om jezelf met praktische zaken op het spoor te zetten en houden.

Eerst geef ik wat context door kort iets te vertellen over naar wie je luisterd, om dan snel door te gaan naar wat zaken die ik plezierig vindt om te gebruiken. Het is handig mocht je pen en papier bij de hand nemen om twee truukjes even zelf te oefenen.

Slide – Kikker

Eet de kikker is een bekende Engelse uitdrukking om je dag goed te beginnen. Een lastige klus, iets waar je steeds tegenaan kijkt, springt steeds weg. Zeker als je aan uitstel gedrag lijdt.

Brian Tracy heeft de term gebruikt voor seminars die hij geeft en een bekend boek daarover. Een paar van zijn punten en wat van andere wetenschappers zitten in het komend uur. Ook bijvoorbeeld die van Prof. Piers Steel die een van de bekendste onderzoekers en spreker is op het gebied van motivatie en uitstelgedrag.

Slide – Eet de kikker

Een kikker eten in de ochtend is als die koude douche die men adviseert als ochtend ritueel te doen. Het is waar je tegenop kijkt, maar als je het eenmaal gedaan hebt, voelt het super goed.

Slide – Principe – Set the table

Eiland van mischien….

Als je vraagt aan mensen wat zou je willen bereiken, vandaag of de komende jaren, hebben mensen steeds veel antwoorden. Als je dat verder vraagt wat ze daarvoor over hebben, is het gesprek al minder. Veel hoor je dan ‘als ik eenmaal de tijd eens had’, als ik die nieuwe computer heb’, ‘na de vakantie begin ik er mee’. 

Dan heb je niet scherp wat je wil doen.

En dat scherp maken en op papier zetten is belangrijk.

Waarom op papier?

Omdat veel mensen met uitstelgedrag niet een goede manier van ‘zelf-regulatie’ hebben is mijn boude bewering. De mannetjes voor in je hoofd die het orkest moeten doen van het verwerken van wat je hoort en ziet en dat linken met wat je wil, die mannetjes werken niet optimaal. Je bent snel afgeleid, het op papier schrijven en voor je neus hangen is dat essentieel.

Slide – Principe: plan elke dag vooruit.

Uit onderzoek van Heide Grant Halvorson komt dat als je een doel stelt, je motivatie werkt op twee manieren. Je wil aan het strand met een sixpack liggen, goed goed als visie. Maar dat gaat je niet helpen elke dag weer in de sportschool actief te zijn. Je moet daarnaast je praktische doelen zetten, kleine stapjes. 

Daarin past ook het onderzoek van Carol Dweck, die zegt dat mensen of ‘Be good’ zijn ingesteld, of ‘Getting better’. Bij be-good wil je zijn zoals je omgeving en heb je dat bereikt doe je niets meer, ben je tevreden. Bij getting-better wil je zelf beter worden en is ieder falen weer iets waarvan je geleerd hebt.

Slide – Proper P

We haasten ons niet om fouten te maken zie mijn oude managers, Brad Gunn vaak. Als kind van een militair en succesvol met een kabel firma in Japan, was hij erg van procedures.

Werken met lijsten, jullie kennen wellicht het grote voordeel dat checklists hebben: het aantal operaties dat succesvol is is er door toegenomen. Zelfs astronauten, die toch redelijk slimme mensen zijn, hadden checklisten op hun mouw gehad. Zoek maar eens op, ook op mijn website zal je er een artikel over vinden. En wel hier.

Dus het belang van lijstjes is er.

Hoe je die opstelt of bijhoud, zoek daarin je eigen ritme. Maar opschrijven, start daarmee te doen.

Dan krijg je ook nog hoe je die lijstje opbergt. Dat kan in een ordner, dat noemen we verticaal opbergen. Dat ziet er erg geordend uit. Echter voor veel mensen werkt dat niet, die moeten het zien. Dus die hebben er baat bij horizontaal op te bergen. Zie de uitleg daarover hier.

Slide – Mijn dagplan

De generaal Eisenhouwer en later president van Amerika had een simpele aanpak. Besluit wat belangrijk is en niet urgent, dat zijn de zaken die gaan voorkomen dat je later veel belangrijke zaken hebt, die ook urgent zijn. Dus beter brandblussers en alarm in huis nemen dan ineens je bed uitmoeten en emmers water gaan vullen.

Deze aanpak zal bij vele van jullie bekend zijn, maar dacht het toch nog even onder de aandacht te brengen. In mijn ervaring heb ik vaak mezelf en andere managers deze slide moeten voorhouden en weer eens even de activiteiten die we doen hierop schrijven.

Slide – Mijn plan for today

Hier zitten drie belangrijke dingen in. Die het verschil kunnen maken.

Tip 1. Je hebt maar beperkte hoeveelheid energie op een dag. 

Project 1 is je kikker, dat wat af moet of veel energie kost. Maximaal 90 minuten zegt men kan je echt actief zijn en daarna moet je pauze nemen. Dan is je energie niveau al tot iets van 70% gezakt. 

Hier is het onderzoek van de marsmellow bekend. Zet een doosje met snoep in het zicht van een groep mensen die aan het werk zijn en zeg dat ze er niet van mogen nemen, en vergelijk hoe actief ze na een ochtend zijn met een groep die niet steeds moest kijken naar dat snoep. De eerste groep is meer vermoeid, die moest zich steeds de discipline opbrengen om het snoep niet te nemen.

Ook de reden zegt met dat president Obama alleen maar witte shirts in de zijn kast had hangen, hij wilde de dag niet beginnen met besluiten te nemen die onnodige energie zou kosten.

En dan moet je project 2 nog doen. Zit er meer in voor de dag? Ik denk van niet. En als je jouw projecten goed gekozen hebt in functie van belangrijk en urgent, is dat wellicht ook niet nodig. 

Om in de twee projecten focus te houden is er een leuke techniek. 

De Pomodori techniek, daar heb je wekkers en apps van. Die helpen je 20 minuten volle focus te hebben en dan 5 minuten pauze. En zo kan je jezelf op een doelstelling zetten van 5 pomodories op een dag aan studie te besteden, of aan solliciteren of zo.

Tip 2. ‘If I could live today over again’.

Dat is de box rechtsboven op het blaadje. Waarom is het goed daar voordat je een todo lijst maakt voor de dag aan te denken?

Vele verhalen zijn er van mensen die hun hele leven aan het werk waren om dan spijt te hebben van hun kinderen niet zien opgroeien. Vaak kom je daar dan achteraf achter.

Stel nu dat je daar al van te voren aan denkt? Je probeert te bedenken wat je morgen over de dag van vandaag zou denken. Het is erg waarschijnlijk dat je als je daarover nadenkt er een paar dingen op je todo lijstje van de dag ziet staan, die je liever zou inruilen voor dingen waarvan je nu al denkt dat je daar morgen met meer plezier en voldoening op terug zou kijken.

Tip 3. ‘Things I get to enjoy today’.

Mensen die last hebben van uitstelgedrag zijn vaak mensen die bang zijn dat ze iets missen. En dan zeker de leuke dingen. Dus voor de zekerheid beginnen ze de dag dan maar met de leuke dingen. 

Zo kan ik wel de dag beginnen met een sigaar te roken. Een super vieze gewoonte natuurlijk, maar tja, ik denk dan, ‘dat heb ik dan in elk geval al binnen’.

Als ik de dag begin met opgeschreven te hebben waar ik plezier aan ga hebben die dag, heb ik mezelf gerustgesteld dat de leuke dingen ook nog komen. Dat geeft me rust en zin om dan maar even door de zure appel heen te bijten die die kikker, die klus, even te gaan doen.

Slide – ‘Acties vandaag.

Deze pagina ziet er wat vol uit. Kern van de gedachte is dat veel mensen altijd ‘ja’ zeggen. En dat is niet slim. Want zo zeg je iets toe, waarvan je niet weet of je er tijd voor gaat hebben. En zeker, je kan altijd nog minder slapen, er zitten vele uren in een dag…. maar na 24 uur is die dag echt op…

Slide – End of day reflections.

Emotie en Kennis

Het boek ‘what got you here won’t get your there’ is geschreven door een beroemde management coach. En in het begin van het boek, zegt de schrijver dat je als eerste iets moet afleren, niet iets bij moet leren.

En wat je moet afleren is dingen te zeggen vanuit een emotie of kennis. ‘Iedereen weet toch dat dit niet werkt, wat een onzin’, of ‘dat heb ik al vele keren geprobeerd, dat werkt niet’.

Die opstelling helpt soms niet veel. Voor alles is een reden en soms een andere dan jij in je ervaring hebt opgedaan.

Dus proberen minder emotie te botvieren en minder te vertellen dat ik het ook wel weet.

Nee zeggen

Heel snel ben ik enthousiast voor dingen. Alles is wel leuke. Maar mijn agenda volgt niet…. Dus ik moet mezelf verplichten eerst na te denken voor ik iets toezeg. Soms geven mensen me daar de tijd niet voor. En dan moet ik dus Nee zeggen. Als antwoord op een vraag moet ik antwoorden: ‘geef me even tijd om daar over na te denken en in agenda te kijken’. Als de vraagsteller daar niet de tijd voor wil maken, moet ik zeggen om mezelf te beschermen: ‘Helaas, dat moet mijn antwoord nee zijn, want weet anders niet of ik het kan doen’. Zonder verdere uitleg overigens, maar dat is iets voor een cursus ‘assertiviteit’.

Not lose my temper

Dit is meer voor mij. Ben soms iets te passie vol en kan nog wel eens een vergadering uitlopen of zo. Weinig professioneel gedrag…

10.000 stappen

Die spreekt voor zich.

Open vakje

Dan een open vakje, waar ik in vul wat die week belangrijk is. Soms is het fruit eten, of iets anders.

Les geluisterd

Er zijn vele cursussen die je gratis kan volgen. In mijn leven vindt ik het belangrijk mijn bewustzijn te vergroten en een vorm waarin ik dat doe is naar andere mensen luisteren of van hen lezen.

Three amazing things that happened today

Dit geeft me altijd veel plezier in de avond in te vullen. Sinds ik er mee begon is het erg verbazingwekkend hoeveel leuke dingen je ervaart zonder dat je het doorhebt als je er niet bij stilstaat. ‘Wat wil het leven me nu weer leren’ denk ik vaak op een dag en bij tegenslag.

How could I make today even better?

Denken, plannen, doen is de logica. Denken doe ik in de avond, plannen ook en nog eens bij het ontbijt en dan doen de hele dag. Want ik hou van doen. Een moment van reflectie is echter belangrijk, zo help je jouw ‘Zelf-regulatie’ systeem denk ik.

Slide – Principe overweeg de gevolgen

Dit is wat een open deur denk ik. Korte termijn plezier en langere termijn problemen. 

Slide – ABCD methode

Je bent aan het roeien op een mooi meer in je bootje. In de verte zie je een andere boot eraan komen. Je roeit wat door. En verdikkie, die andere boot komt op je af. Je roeit wat door. Maar de andere boot wijzigt niet van koers, je maakt je boos, steeds bozer want de boot blijft op ramkoers zo lijkt het. En als de boot zo dichtbij is dat je erin kan kijken, wat blijkt… de boot is leeg.

Zo kan het gebeuren dat je veronderstelling is, verkeerd is en je daarom je voor niets hebt boos gemaakt.

Dat is de aanpak van behaviour therapy. Let op, ik heb er geen verstand van, dit is niet medisch advies, alleen maar bedoelt je een aanzet te geven je reflectie eens op een gestructureerde andere manier te doen.

Gaat als volgt.

Neem een stuk papier en een pen.

Stap 1. Wat is een emotie die je weet op te roepen van de afgelopen tijd? Iets waar je boos over werd, verdrietig of vrolijk. In mijn voorbeeld de boosheid van toen ik in de boot zat.

Stap 2. Welke activiteit hoorde daarbij? Wat gebeurde er? In mijn voorbeeld dat er aan andere boot aankwam en me ramde.

Stap 3. Welke veronderstellingen had je? Wat dacht je dat er gebeurde? In mijn voorbeeld was mijn veronderstelling dat er iemand in die andere boot zat die me bewust wilde rammen.

Stap 4. Discussie. Bespreek met jezelf of die veronderstelling klopte. Was wat jij dacht ook echt waar?

Stap 5. Bedenk voor jezelf hoe je de volgende keer hiermee om zal gaan.

Waar ik naar op zoek ben is dat je denkt dit zo eens in de week eens te doen met een sterke emotie. En met jezelf in gesprek te gaan of die emotie anders was geweest als je veronderstellingen anders waren geweest. Of als je wat meer tijd had genomen je veronderstellingen te ondervragen.

Dit is ook een voorbeeld waarom een goed feedback systeem slim is te gebruiken: Wat zijn de Feiten, het daar eerst eens over worden. Dan wat is Emotie daarop, en daar hoef je met de andere niet over te discussieren, dat is jouw emotie. Dan wat is je Behoefte. En dan wat is je Wens.

(Hier past het verhaal van de man in de trein die beroemd is geworden door Steven Covey. De man stapte de trein binnen en nam plaats met zijn krant. Hij gind rustig lezen maar begon het lawaai van de kinderen om hem heen erg storend te vinden. Het waren kleine kinderen, dat wel, maar toch. En de vader die daarbij zat, zei die er niet van.)

Slide – pas de 80/20 regel toe

Slide – Warren Buffet

Warren Buffet is een van de rijkste mensen op de wereld. Van hem is het 5/25 regel bekend. En daar zit een aparte twist in. Het gaat als volgt.

Stap 1 is het maken van een lijst met de 25 dingen die je zo willen doen de komende periode. Schrijf die lijst op. 

Stap 2. is het uit die lijst de 5 punten halen die je beslist wil doen. Die je prioriteit geeft dus.

En nu komt de truc, de dingen 6 tot en met 25, dus de overige 20, die schrijf je op een groot blad. En die hang je op.

Dus je hangt niet de 5 punten op waar je focus op wil hebben, nee zet Warren je hangt de 20 op waar je geen focus op wil hebben, die je dus beslist niet wil doen. Die zijn je grootste bedreiging, dus moet je elke dag jezelf helpen herinneren dat je daar geen tijd of energie in moet steken.

Slide – Overweeg de gevolgen.

Dit is de bekende ‘korte termijn plezier, langere termijn problemen’. 

Wat daar bij helpt is de volgende slide.

Slide – WOOP

De WOOP aanpak komt van veel onderzoek gedaan door Gabriele Oettingen en is een goede aanpak die je maar een paar minuten per dag kost. Je start er mee het liefst in de ochtend. De aanpak komt van een verrassende conclusie en die is dat wat je weeerhoud van je doel halen, je Obstakel, juist datgene kan zijn wat je gaat helpen.

Wish

• Als eerste, bedenk je wat je Wens is. Je Wish.
• In welke tijd wil je dit behalen.

Outcome

• Wat is de beste uitkomst die jouw wens kan hebben?
• Hoe ga je je voelen als deze wens uitkomt?
• Beeld je die uitkomst, dat gevoel in.
• Noteer dat

Obstacle

• Bedenk nu, wat is het in je dat je weerhoudt om deze wens te halen?
• Wat is dus je innerlijke obstakel?
• Noteer die.

Plan

• Maak en plan B. Maak een als het niet lukt om mijn obstakel te overkomen, dan heb ik plan B.

Herhaal nu voor jezelf. Als ik deze obstakel tegenkom dan doe ik <plan B>

Link: http://www.woopmylife.org

Slide – Benut je speciale talenten

Lees het boek. Meer tekst zal ik later toevoegden.

Bronnen

Boek Succeed – how we can reach our goals. With the nine things successful people do differently. Door Heide Grant Halverson, Ph.D.