Onderhandelen doen we allemaal, vrijwel altijd. Hoe doe je dat handig? In de lessen die ik daarover gaf en geef neem ik studenten mee in verschillende technieken en wetenschappelijke inzicht die er op dat gebied zijn. Dat zijn er vele. Mensen moeten zelf kiezen welke ze het beste ligt. Hieronder al een eerste aanzet tot gedachtes en activiteiten die je zou kunnen inzetten. In de lessen en workshops die ik geef voor bedrijven zullen we er meer behandelen.

Onderhandelen naar Win-Win, de taart groter maken.

Een onderhandelingsmethode die het meeste aanspreekt in Europa is die van ‘Principieel onderhandelen’ zo schijnt het. Dit komt van het boek ‘Getting ot Yes’  van Roger Fisher en William Ury, daarin beschrijft men de vier principes van ‘Principled negotiation’. Ze zijn simpel en klinken eenvoudig. En zoals met alle simpele dingen, het is de manier waarop je het doet.

• Scheid de mens van het probleem.
• Focus op belangen, niet op standpunten.
• Zoek oplossingen in wederzijds belang.
• Hanteer objectieve criteria.

Van positioneel onderhandelen naar principieel

Bij positioneel heb je vooraf al van alles besloten en zit je daar vast in. Dat zal dus gaan leiden tot ‘ik heb gelijk, jij niet’. Daarmee gaat het niet lukken goed te luisteren, een essentiële vaardigheid in kidnappingen.

Principieel is het zoeken naar welke wegen er zijn om tot mekaar te komen. Het leuke hierin is ook dat je op zoek gaat naar hoe de taart groter gemaakt kan worden voor alle partijen. Dus je komt er beter uit dan alleen je taartpunt verdedigen.

De Harvard methode

Overal te vinden, hieronder nog eens achter elkaar gezet.

1. Pak het probleem aan en niet elkaar.

2. Richt je op belangen en niet op voorstellen.

3. Zoek oplossingen in wederzijds belang.

4. Overbrug een meningsverschil met objectieve criteria.

REGEL 1: Pak het probleem aan, niet elkaar.

1. Toon begrip voor/ bespreek de belangen en zienswijze van de ander, haar en zijn probleem = jouw probleem!

2. Benadruk het gemeenschappelijk belang.

3. Reduceer spanning, zoek informeel contact, spaar haar of zijn ego.

4. Communicatie is het, geen debat!

REGEL 2: Richt je op belangen niet op voorstellen.

1. Erken haar of zijn belangen.

2. Vraag naar waarom van haar of zijn posities.

3. Vraag naar bezwaren bij eigen positie (Wat zou wel acceptabel zijn?)

4. Zijn er meer partijen betrokken?

5. Beschrijf eigen belangen

REGEL 3: Zoek oplossingen in wederzijde belangen.

1. Geen voorbarig oordeel! Stel definitieve overeenkomst uit.

2. Breidt mogelijkheden uit. Denk verder dan allen jouw deel.

3. Zoek naar wederzijdse voordelen, benadruk het gemeenschappelijk belang.

4. Los haar of zijn problemen op.

5. Creëer wisselgeld.

6. Laat proefballonnetjes op, doe hypothetische concessies.

7. Organiseer flexibele procedures. De regie is belangrijk.

REGEL 4: Wordt het eens over objectieve criteria

1. Denk na over wat jullie kunnen doen om het gat te dichten, voor als je het niet eens wordt.

2. ‘Negotiated Knowledge’ / Joint Fact Finding

3. Precedenten en conventies, welke zijn er?

4. Externe scheidsrechter kan soms handig zijn.

5. Voorkom een principestrijd. En dan gaat als je mekaar hebt leren kennen.

De 10 regels van HBR

1. Analyseer en cultiveer je BATNA.

2. Onderhandel over het proces.

3. Bouw rapport, bouw de relatie.

4. Luister actief.

5. Stel goede vragen.

6. Zoek voor slimme tradeoffs.

7. Wees je bewust van de ‘anchoring bias’.

8. Presenteer verschillende gelijke aanbiedingen op hetzelfde moment. (MESO’s)

9. Probeer een ‘Contingency plan’.

10. Plan een implementatie strategie.

Bron: Lesbron – Top 10 Negotiation Skills_Harvard_gebruikt in les.pdf

Scheid de mensen van het probleem.

Je moet het zien als een zakelijk probleem dat moet worden opgelost; daarbij wil je de relatie niet beschadigen. Neem anderen niet kwalijk dat zij andere belangen hebben. Houd het zakelijk. Het menselijke aspect verdient wel altijd even specifieke aandacht. Daarom is het belangrijk dat je de bal speelt en niet de persoon.

Er kunnen drie soorten menselijke problemen optreden:

1. Verschillen in perceptie tussen beide partijen;

Actie: verplaatsen in de ander teneinde meespelende emoties te begrijpen en hoe de ander de feiten interpreteert.

2. Emoties die meespelen.

Actie: emoties accepteren en willen begrijpen waar ze vandaan komen; dus: verplaatsen in de ander.

3. Communicatieproblemen.

m.n. de neiging om tegenargumenten te bedenken i.p.v te luisteren en je te verplaatsen; dus: actief luisteren, en visie en gevoelens van de ander proberen samen te vatten.

N.B. Andermans standpunt begrijpen is niet hetzelfde als het er mee eens zijn!

Tips op alfabetische volgorde

(werk in wording, later nog meer)

Achterban

RR: deze is zeer belangrijk in de politiek en bijvoorbeeld als je probeert een grote vereniging mee te krijgen. Het vragen naar de legitimiteit van iemand die zich profileert als ‘sprekend namens de achterban’ heeft me ook vaak erg geholpen.

De relatie met de achterban heeft ook een onderhandelingskarakter. Vier valkuilen hierbij:

1. Je ziet het niet als een onderhandelingssituatie en gaan te makkelijk mee;

2. Je bent onmachtig om met de achterban te onderhandelen, of omdat je er hiërarchisch niet kan zijn, of omdat ze te groot zijn, iemand anders de opinion leader is etc.

3. Je hebt jezelf onmachtig gemaakt omdat je juist op de onderhandelaarsstoel bent gekomen door de achterban van alles toe te zeggen en dus kan je niet meer terug…

4. Je bent onmachtig, omdat je in voorgesprekken je hebt laten vastpinnen op een

precies omschreven mandaat en eindresultaat.

Tips: Overtuig je achterban vanaf het begin van het slechtst mogelijke resultaat; houdt gedurende de voorbereiding de situatie complex, of behoud veel ruimte, zodat je niet op een positie vastgepind kan worden; geef tactisch informatie; laat mensen met realistische informatie komen; laat de achterban nooit mee onderhandelen.

Belangenbehartiger

Rol. Organiseren van de partij. Optreden als woordvoerder en pleitbezorger. Onderhandelen namens een partij.

Aanpak. Helpen bij de formulering van de wensen en belangen

– Helpen bij het verwerven van verschillende machtsbronnen

Concessies

Wanneer: te gebruiken bij een impasse

Waarom een concessie doen?

• Geeft jezelf onderhandelingsruimte
• Laat de andere partij de eerste concessie doen
• Wees niet bang om nee te zeggen
• Wees niet bang om de al gedane concessie in te trekken

Impasse

Volg de workshop, zit het in.

Conflict

Wanneer: Het lijkt dat er onoverkomenlijke standpunten zijn.

Waarom een conflict

Aanpak. Twee benaderingen: 1. Conflictbenadering 2. Harmoniebenadering

Conflictstijlen:

1. Forceren

Forceren is een manier van optreden die zich kenmerkt door een hoge mate van gerichtheid op het binnenhalen van eigen doelen, het scoren ten gunste van zichzelf en weinig zorg voor de behoeften van de ander.

Kenmerken: Dominante persoonlijkheid en men ziet de conflictsituatie als winnen-verliezen

2. Integreren

Je zoekt de samenwerking en probeert een probleem op te lossen. Confronteren en exploreren: eerst directe en open communicatie, vervolgens opzoek

naar een oplossing die voor twee partijen kan werken.

Kenmerken: de onderhandelaars staan sterk in de schoenen.

Kenmerken: Men ziet de conflictsituatie als win-win en het gedrag dat je ziet is dat van luisteren, samenvatten, gevoelens verwoorden

3. Toegeven

Hier gaat men de zaken gladstrijken of proberen toe te dekken

Hier richt men zich op de relatie met de ander goed te houden.

Kenmerken: Afhankelijk van de ander en men is overwegend passief.

4. Ontlopen

Men trekt zich letterlijk of figuurlijk uit de relatie terug.

Kenmerken: Bang voor confrontatie. Of het op de langere termijn schuiven.

5. Compromis zoeken

Je gaat op zoek naar een midden oplossing. Niet de beste oplossing, maar een haalbare oplossing.

Kenmerken: buigzaam en zoeken.

Constructief klimaat opbouwen

In het algemeen kan je stellen dat hoe meer onderhandelaars samenwerkingsgedrag aanwenden, hoe gemakkelijker het wordt om een goede relatie te bewerkstelligen. De vraag is hoe dit te bewerkstelligen is als beide partijen opkomen voor hun standpunten en standvastig zijn? Een vechterige sfeer moet vermeden worden: vertrouwen is belangrijk. De relatie moet echter niet te persoonlijk worden. Dit wordt namelijk al snel gezien als zwakte.

• Bepaal de sfeer al voor aanvang: ga niet direct zitten maar loop rond en blijf benaderbaar. RR: deze stijl heb ik altijd gebruikt, die van benaderbaar zijn.
• Een ontspannen en alerte houding is ideaal.
• Bied zekerheid aan deelnemers: bijvoorbeeld door het gebruik van een agenda, het duidelijk stellen van grenzen aan de tijd, het uiteenzetten van de procedure etc.
• Beïnvloed de sfeer tijdens de vergadering: verbeter de sfeer indien mogelijk (waardering tonen, rekening houden met de ander).

Schorsen

Wanneer: Een tool om te gebruiken bij een Impasse of Conflict is Schorsen

Waarom schorsen?

• Om te overzien wat aangehoord is
• Om over vragen na te denken
• Om nieuwe argumenten te ontwikkelen
• Om mogelijke alternatieven te exploreren
• Om eventuele concessies te bespreken
• Om deskundigen te raadplegen
• Om regels en afspraken te controleren
• Om vooruit te lopen op lastige vragen
• Om zelf nieuwe vragen te ontwikkelen

Rudolph Regter

13 maart 2022