We zitten aan een firehose aan informatie zoals we weleens zeggen. En managers doen hun werk voornamelijk met informatie. Dit is de vast pagina met een cursus deel rond Informatie gedrag. Naar ik denk van belang voor alle mensen die werken en studeren. Dus zal ik gebruiken bij start van het studiejaar en als onderdeel van de cursus Strategic Management en anderen. Ook zal je blogs vinden rond dit onderwerp met dan als tag #informatiegedrag

Inleiding

Een aardig boek over Informatie en hoe mensen daarmee omgaan is het boek ‘Informatie gedrag van mensen’. De achterflap schrijft: Steeds meer mensen werken alleen nog met informatie. Ze verzamelen, verwerken en verspreiden informatie via de nieuwste technolgische ontwikkelingen. Maar hoe zorg er ervoor dat informatie tijdig en juist is?’ De schrijver is Guus Pijpers en die is managing director van Acuerdis en Associate Professor of Information Behaviour bij TiansMimbas Business School in Tilburg.

Wat onderdelen van het boek met aanvullingen uit andere bronnen hieronder. Kan het boek van harte aanbevelen, beknopt boek, met de kernpunten goed uitgelegd, in 141 bladzijden, dus een relatief dun boekje. Onderstaande tekst is onderdeel van een of meerdere lessen die ik over dit onderwerp zal houden.

Lestekst

Managers zijn anders

Ondanks alle veranderende organisatiestructuren is het uiteindelijk nog steeds de manager die eindverantwoordelijk is. En hoe vult die die eindverantwoordelijkheid in? Met besluiten nemen. En daar soms ook achter blijven staan en de hitte nemen als het besluit niet juist bleek te zijn. Of jouw als medewerker de schuld geven als het fout gaat en de complimenten als het goed gaat. Maar afijn, dat is iets voor een andere les, over leiderschap.

De manager is echt anders dan andere medewerkers. Om te beginnen is zijn belangrijkste taak het nemen van heel veel besluiten. Hij is namelijk degene die uit de set aan beperkte middelen keuzes moet maken. Keuzes over tijd, geld, kennis en zo.

Om die keuzes te maken heeft de manager informatie nodig. Informatie reduceert de onzekerheid waaronder de manager besluiten neemt. 

Opdracht

Bedenk een voorbeeld uit je werkpraktijk waarbij later bleek dat een besluit niet werd genomen omdat er een tekort aan informatie was, of niet de juiste, of dat achteraf bleek dat er andere informatie beschikbaar was die het besluit hadden kunnen veranderen. Neem daar 15 minuten voor, beschrijf de situatie. Dan in tweetallen uitwisselen van het geval.

Leckie (2005) beschrijft dat professionals veel informatietaken hebben, die de effectiviteit van hun werk sterk kunnen bepalen. De informatiebehoefte van professionals wordt vooral bepaald door de rollen en taken die ze heeft. En dan krijg je de vraag:

Wat is de harde informatie die ik heb? Met harde informatie bedoel ik de informatie die kwantitatief is en zo ook verwerkt kan worden. 

Wat is de zachte informatie die ik heb, informatie die bestaat uit meningen, beelden, roddels, ideeën en vage veronderstellingen.

Managers hebben operationele informatie nodig om hun verantwoordelijkheid te nemen, maar zij heeft ook strategische informatie nodig.

Opdracht

Wat zijn de voorkeuren van informatie verkrijging van een manager, hoe is dat bij jouw manager? Maak een overzicht met daarin welke bronnen jouw manager gebruikt en schat in welke percentage die bron een rol speelt bij zijn besluitvorming. En nu je dat opschreef, hoe speelde je daarop in tot nu toe?

Paradox: Veel informatie nodig voor verhogen kwaliteit besluit..maar trop is trop.

De manager zit vaak tegen de grens aan een teveel informatie, en klaagt daar ook vaak over, maar krijgt nog steeds niet genoeg informatie om goede besluiten te nemen.

Door de snelheid aan veranderingen is onze geest niet meer goed in staat alle informatie te verwerken. En ook de verwerkende ICT systemen maken het soms meer moeilijk dan makkelijk om informatie op te nemen. In dat verband is een onderzoek van Forbes (2009) over de informatie verwerking op C-level niveau een open deur, maar iets om even over na te denken.

Hoe gaan mensen om met informatie? Per Generatie.

Generatie Wang. Deze generatie is begonnen met werken voor 1980. Zijn zeer comfortabel in het werken met niet-digitale vormen van communicatie.

Generatie PC. Deze generatie is begonnen halverwege de jaren tachtig met de opkomst van de PC. Tekstverwerkers, spreadsheets en e-mail zijn hun ICT middelen.

Generatie Netscape. Deze begonnen in de jaren negentig, tegelijkertijd met de groei van het internet. Web, internet en mail zijn hun gereedschappen voor het werk.

Opmerkelijk: president Obama was de eerst die e-mail en Blackberry gebruikte in het White House. …dus ervoor de generatie van niet-digitale media, als golfclub huis, sigaren club etc?

Opmerkelijk: de laatste twee generatie kennen veel waarde toe aan de informatie op het internet… schijnbaar meer dan de informatie van collega’s en andere persoonlijke netwerken. [opzoeken nog] Maar is dat wel zo dat die informatie op het internet zo waardevol is? Fake news, onbevestigde bronnen, meningen van een persoon, validiteit en betrouwbaarheid is soms ver te zoeken, toch?

Opdracht

Hoe ziet jouw informatie behoefte er uit? Hoe vul je die in. Welke waarde hecht je aan welke bronnen. Maar een top 3 list. Harde en zachte informatie bronnen. Harde zijn zaken als wetenschappelijke artikelen, zachte zijn het gesprek bij het koffiezet apparaat. Hoe ga jij jezelf, je omgeving en de hoger gelegen management laag, helpen?

Wat is informatie?

Het eerste antwoord is makkelijk: Een heel moeilijk te definiëren begrip. Wetenschappers hebben over de paar honderd definities van informatie bedacht. Wat theorie hieronder.

Informatie voor de gebruiker. Shenton & Hayter (2006) onderzochten hoe gebruikers naar het woord informatie kijken. Elke gebruiker heeft een eigen uniek begrip. Ze kwamen tot negen categorieën als gebruikers het begrip informatie moeten definieren.

Informatie wordt gedefinieerd vanuit xyz…. : Informatie is dan:

De behoefte: is wat wordt gezocht.

De taal: is wat wordt gerepresenteerd in bijvoorbeeld tekst of plaatjes.

De bron: is van degene van wie jet het krijgt of betrekt

De inhoud: is iets wat wordt geacht beperkt of onbeperkt aanwezig te zijn.

De actie: zet de ontvanger aan tot actie.

De semiothiek (tekens en tekensystemen): geeft de ontvanger betekenis.

De betekenis: voegt iets toe aan hetgeen de ontvanger al weet.

Het gebruik: is bruikbaar, direct of in de toekomst.

Informatie is elke verandering die een verandering teweegbrengt in een bewust menselijk brein. Een definitie van Case. (Case, 2002)

Opdracht

Zoek welke definitie het meeste bij je past, welke spreekt je het meeste aan. Neem daar 10 minuten tijd voor. Bespreek met je collega. X studenten vertellen over hun standpunt plenair in de klas.

Kenmerken van informatie

De volgende factoren spelen een rol bij het selecteren en evalueren van informatie:

Anker.

Beschikbaarheid.

Botsing.

Herinnering.

Interesse.

Recent.

Selctie.

Voorkeur.

Informatie eenheden

Vroeger was een LP of CD de fysieke informatieeenheid.

Boeken kan je maar op 1 manier opbergen. De cloud kan je op honderden manier opbergen en de gegevens ordenen. Dat kan het zoeken lastig maken. Bij digitale informatie maakt het niet uit waar iets staat of hoe we het door mekaar gooien. Dankzijn meta-informatie vinden we alles wel terug, hoe verspreid of versnipperd het ook is. Vooropgesteld dat de informatie goed is geindexceerd….

Historie van informatie

Napoleon Bonaparte heeft veel gedaan om informatieverwerking te standaardiseren. Alexander de Grote verzamelde al veel geografische informatie. Charles Darwin maakte uitgebreide samenvattingen van boeken die hij ooit had gelezen.

Wat is informatiegedrag?

De bekendste onderzoeker hier is Wilson, die een van de grondleggers is van het denken over informatiegedrag. Hij heeft niet een echte theorie ontwikkeld, maar wel een veel geciteerd gedragsmodel. Met daarin de volgende componenten.

1. Het eerste is Informatiebehoefte.
2. De volgende zijn de Obstakels die van invloed zijn op het informatiezoekproces.
3. De derde component is het Werkelijke informatiegedrag zoals mensen dat vertonen.

Wilson (199) heeft als definitie: ‘Informatiegedrag is het gehele menselijke gedrag in relatie tot informatiebronnen en hun toegang, inclusief het actief en passief zoeken naar informatie en de inzet en het gebruik van informatie.

Even praktische – Jouw informatieprofiel

Besluitvaardigheid; Houding; Invloed; Organisatie; Selectie; Vaardigheid. [Note RR: dit met studenten bespreken en zien of we samen een profiel voorbeeld kunnen maken]

Vijf tips voor jou als manager

1. Leer informatie te negeren. Kies vaker welke informatie je nuttig vindt en welke informatie je kunt overslaan. Maak gerichte keuzes over wat je echt wil weten.
2. Je hoeft niet alles zelf te weten. Gebruik juist de kennis van anderen.
3. Concentreer je beter. Mensen zijn snel afgeleid, wat leidt tot informatiestress. Twintig minuten aandacht aan een onderwerp is zeer effectief. En daarna even iets totaal anders doen. (de pomodori techniek)
4. Snoei regelmatig in je informatiebronnen; pas ze aan je veranderende interesses.
5. Werk echt slimmer: gebruik nog meer technologie om de nieuwe tijd juist met mensen door te brengen. 

Moeten weten en Willen weten

Vraag jezelf af:

– Waarin wil ik goed zijn of worden? Je kan beter van weinig veel of genoeg weten dan van veel (te) weinig. Wat is de toegevoegde waarde als je ergens veel van weet? Word je daar gelukkiger van of krijg je er meer aanzien door of een betere baan?

– Wat vinden anderen van jouw kennisniveau? Op welk informatiegebied ben jij voor hen een expert? Net zoals jij steunt op anderen voor bepaalde informatie, zo ben jij een informatiebron voor anderen. Beperk wel het aantal informatiegebieden waar je expert in wilt zijn. Durf hier tegen anderen eerlijk over te zijn.

– Het je informatie uit een bepaald kennisgebied nodig voor huidige of toekomstige beslissingen? We verzamelen veel te veel informatie zonder dat we er ooit iets mee doen.

– Is iemand anders als expert op dit gebied? Dan hoef jij het niet te worden. Een goede manager weet over welke kennis zijn medewerkers beschikken. Wees zo een manager.

– Kun je gegevens over een bepaald onderwerp makkelijk opvragen? Die informatie hoef je echt niet te onthouden.

Informatie zoeken en je stijl daarin

Heinstrom (2003) vermeldt een indeling in vijf categorieën bij het zoeken naar informatie.

1. Non-Seekers. Deze mensen hebben echt geen zin om informatie te zoeken.
2. Lone, wide rangers. Die vinden de informatie zelf. Ze door zoeken een heleboel informatiebronnen en zijn goed geïnformeerd. Ze hebben ook veel persoonlijke contacten door hun jarenlange ervaring.
3. Unsettled, self-conscious seekers. Mensen uit deze groep missen vaak praktische ervaring. Ze zoeken regelmatig in openbare bronnen en raadplegen collega’s.
4. Confident collectors. Deze mensen besteden niet veel tijd aan het zoeken naar informatie. Ze staan open voor nieuwe informatie en weten uit hun jarenlange ervaring dat ze de benodigde informatie toch op de een of andere manier zullen vinden.
5. Hunter. Dit zijn typische mensen die in een innovatieve omgeving werken. Ze hebben allerlei strategieën bedacht om de eigen informatiestromen te beheersen. Ze hebben een uitgebreid informatienetwerk van gelijkgestemden.

(bron: Heinstrom, [nog invullen)

Opdracht

Wat voor soort informatie zoeker ben jij? Ga voor jezelf na tot welke categorie je hoort. En hoe beïnvloed dat je relatie met anderen en je werk aanpak? Bespreek met een klasgenoot en vertel er over plenair.