Tip – Mogelijke vraagstukken

Besluitvorming en mogelijke vraag stukken.

Versie 19 februari 2021

Afgelopen week maakte we een start met Grip op Besluitvorming en ik sprak een aantal reeds al actieve studenten. Terwijl we aan het praten waren dacht ik dat het wellicht zinvol en behulpzaam zou zijn een paar voorbeelden van aanpak toe te lichten.

Dus hieronder wat van mijn gedachtes rond het aanpakken van je portfolio en de vraagstukken die je mogelijk kan bekijken. Ik deel ze wat in naar industrie of rol.

IT – Deel opdracht verstrekken en uitvoeren.

Binnen de IT was het gebruikelijk via de waterval methode te werken. De klant dacht lang na over wat die hebben wilde, schreef een dik rapport (1. Wie schreef dat, waarom, wie gaf sign off) met specificaties (2. Wie stelde de specificaties op, de business of IT etc) en gaf dat aan de IT bouwer (3. Welke long list en short list werd door wie gemaakt). Die deed een offerte (4. Wie zat ik het offerte team, welke prijs is gezet, waarom?). Iemand kreeg de opdracht (5. Hoe ging de besluitvorming in dat aankoop team). De aannemende IT partij zetten er bouwers tegen aan (6. Welke, de beste en snelste bouwers zijn het meest gevraagd voor projecten) en leverde het product. De klant accepteerde het product. (7. Wie accepteert en na welke testen, wie deed die testen en hoe werd besloten welke issues wel of niet show stoppers zijn, welke om extra ontwikkeling vragen en welke onder service vallen)

IT – Tijdens de uitvoering

  • Wie bepaald wat hard-coded is en wat niet?
  • Wie neemt het besluit wat in de service valt en wat niet.
  • Hoe is het change management proces ingericht en waar zitten daar de besluitvormers.

Project management

Er is een groot project. Er is een project aanpak opgetuigd. Dus er is een Stuurgroep een project management groep, een project administratie en een aantal werkgroepen daaronder. Hier zitten een aantal mooi besluitvorming vraagstukken, zoals:

Wie zit in de stuurgroep en hoe wordt die stuurgroep geleid. Is het een technisch voorzitter of is het de hoofd sponsor die voorzitter is. Is er een ARCI gemaakt? Wordt er gewerkt met een Prince2 achtige project management aanpak.

Dochtermaatschappij en Hoofdkantoor – Jaarbegroting

Het hoofdkantoor weet het altijd beter, dat is zo een beetje de standaard instelling van de mensen die daar werken. Of niet? 

Klopt de ritme en inhoud. Een ritme zou kunnen zijn dat de dochtermaatschappij elk jaar een begroting voor het volgende jaar indient. Dat doen ze nadat ze richtlijnen van het hoofdkantoor hebben gekregen (is dat zo?, wie maakt die, op grond van welke besluitvorming?)

De begroting wordt ingediend en binnen periode x of y terug gegeven door het hoofdkantoor met of acceptatie van de budgetten of een aanwijzing welke veranderingen nog doorgevoerd moeten worden. (hoe loopt dit proces?)

Klopt wie er mee bezig is? De dochtermaatschappij heeft een proces voor het maken van een jaarbegroting een jaarplan. (is dat zo, welke timing zit daarop, wie doet het) Hier is met name zeer interessant in de besluitvorming, welke rol wie heeft. Het is vaak de CFO die een eindwoord wil hebben. Maar tja… die voert de business niet uit, dat is marketing en sales. Hoe zit de verhouding tussen de primaire diensten en de ondersteunende diensten. Neem dat plaatje van Porter eens bij.

Dochtermaatschappij en Hoofdkantoor – Diverse onderwerpen

  • Hoe zit het met de branding guidelines en wie neemt welke besluiten over welke budgetten?
  • Heeft HQ de meeste inpact op IT of mag de dochtermij dat zelf inrichten?
  • Etcetc

Strategie

Toll gates. Iedere firma heeft een soort tamtam, zoals de tamtam op een slavenboot die het ritme aangeeft. Welke is dat bij jouw firma en hoe is die ingericht? Wie zit op welke omvang van budgetten en heeft dus tekenbevoegdheid en is dan onderdeel van de tamtam.

Bestuurlijk. Welke bestuurslagen zijn er? Hoe lopen de lijnen van invloed? Heeft iemand daar zicht op?

Wie zit in het Management Team. Altijd een hot item, wie is wel uitgenodigd om deel te nemen aan het management of directie team en wie niet? Een mooi onderzoek traject bij besluitvorming. Wat zegt dat over de directeur of het team als ze de HR functionaris niet uitnodigen. Wat als IT niet in de vergadering zit, maar alleen finance en marketing?

Persoonlijke effectiviteit

Herken je iets?

  • Heb vaak gelijk, krijg het weinig.
  • Laat het uit mijn handen glippen.
  • Achteraf weet ik wat ik had moeten zeggen.
  • Ben soms bang door de mand te vallen.
  • Raak tegen mijn zin onder de indruk van status en hierarchie.