Opbouw Portfolio

Hoe maakt je een portfolio/werkstuk/scriptie. Drie woorden die vrijwel steeds een lading dekken die te maken heeft met hoeveel punten je er voor krijgt, hoe zwaar het vak is en wat docenten dan willen zien. Je maakt een portfolio. Onderdeel daarvan is een werkstuk, dit is de kern van je portfolio, maar een portfolio is breder, daarin kan je ook bijvoorbeeld ook laten zien dat je een filmpje gemaakt hebt, of een actieve social media campagne.

Onderstaande tekst gaat over het maken van een schriftelijk stuk. Dat ik vanaf nu het werkstuk noem.

Wat docenten willen zien, daar kunnen ze nogal eens vaag over zijn. Dat is dan ingegeven door de gedachte dat je meer leert als je het zelf uitvindt, jij bent de enige die kennis kan maken voor jezelf. Ik kan me daarin vinden. Maar aan de andere kant kruipt daar soms erg veel tijd, energie en frustratie in bij studenten om de vorm te snappen. En ik heb het liever met ze over de inhoud dan over de vorm. Dus vandaar deze webpagina.

Versie beheer: Dit is een eerste versie op 24nov20 als eerste voor mijn klassen, ga hun om feedback vragen naar wat niet duidelijk is, dan zaken eventueel aanvullen, plaatjes erbij zetten en dan is het af.

Het geeft je een suggestie voor de opbouw van je portfolio in algemene termen. Hier kan je dan zelf je eigen focuspunten in verwerken, of die gaan over commerciële zaken, human resource management, financiën, ICT, bedrijfskunde, het maakt niet uit.

Tips 3. Je werkstuk opbouw

Drie onderdelen en voor studenten een vierde als toegift.

Zie de onderdelen als de drie luiken waar je de luisteraar langs neemt. Drie keer gaat het gordijn van het podium op en neem je de luisteraar en kijker mee naar een volgende stap in de reis. Jij kent het al, zij zijn vaak nog helemaal blanco.

Dus drie onderdelen, drie luiken als hoofdthema’s.

  • Situatie.
  • Complicatie.
  • Oplossing.

Als je student/consultant bent kan je een vierde luik toevoegen, die van je reflectie.

Dan zijn er subthema’s. Voor je gemak bouw ik verhaal maar op met hoofdstuk nummers.

Leeswijzer: 

Inleiding. Ik vertel iets over de aanpak

Praktisch: Een voorbeeld van bronnen etc.

Logica tip: Een portfolio moet een logische lijn hebben, die verlies je soms uit oog. Hier beschrijf ik waaraan je zou kunnen/moeten denken om de rode draad vast te houden. 

Valkuil: Waar ik studenten in zie vallen de afgelopen vier jaar dat ik docent ben. 

Jip en Janneke: Hier zal ik een verhaal doen in eenvoudige woorden met een praktische voorbeeld waarbij ik probeer dicht bij jullie levenswereld te komen, dus iets over een sportclub of broodjes zaak. In de eerste versie van 24nov20 zal ik dat nog niet overal al gedaan hebben, wellicht in latere versies wel. (dit is versie 24nov20)

Luik 1. Situatie

1.1 De industrie

1.2 Je firma

Ad 1.1. – De industrie

Inleiding. Hier vertel je wat over de achtergrond van de industrie waar jouw firma in actief is. Wanneer is de industrie gestart, waar op de wereld, waarom? En zet er een plaatje bij van vroeger. De fabriek, het product of de mensen.

Hoe is de situatie nu, is de industrie in opgaande lijn, of juist steeds meer verliesgevend? Hoeveel mensen zijn er in actief? Veel wetgeving rond of iets belangrijks voor de maatschappij?

Praktisch: Bronnen die je kan raadplegen: MarketLine o.a.. En werken met de externe analyse tool DESTEP kan hier ook goed helpen informatie te groeperen en volgbaar te presenteren.

Logica Tip: Beschrijf hier zaken die later ook terugkomen in je probleemstelling. Stel dat je in de industrie zit van fototoestellen. Dan vertel je dat de industrie in een digitaliseringslag zit, en hopla, dat lees ik dan ook terug in het probleem bij jouw firma, dat ze moeten stoppen met filmrolletjes te maken.

Valkuil. Veel studenten zie ik hier blijven hangen. Lekker veilig en kan je veel tijd in steken met de opmaak, plaatjes zoeken etc. Maar tja… er zijn nog tig hoofdstukken wachtende. Dus dit in het begin heel kort doen, steek er maximaal een avond in, later als je werkstuk af is heb je wellicht nog tijd om het verder aan te vullen. Dit is niet het belangrijkste deel van je werkstuk. 

Jip en Janneke. Dit lijkt me niet moeilijk, als er vraag naar komt zal ik hier nog wat tekst schrijven, maar voor nu niet.

Ad 1.2. – Je firma

Inleiding. Hier wil je een beeld schetsen van de firma en wat je rol is. Dat helpt de luisteraar te snappen wat de reikwijdte is van je werk en welke impact je kan maken. 

Zaken als wanneer is die opgericht, waarom, waar in Nederland?  Wat is het product of dienst en in welke behoefte voldoet dat? Waar zit die behoefte, hoe groot is de markt. Laat eventueel een plaatje zien van de afnemers. Hoeveel medewerkers, en is dat groeiende? Hoe doet de firma het, en waar zit de concurrentie?

Wat is jouw rol en hoe past dat in het geheel van de organisatie?

Eventueel welke budget verantwoordelijkheid je hebt, hoeveel medewerkers voor je werken, welke impact jouw werk heeft op het eindresultaat van de firma.

Praktisch. Jaarverslagen helpen hier en bij grote beursgenoteerde bedrijven hun kwartaalcijfers en rapporten. Kijk ook of er andere rapporten worden uitgebracht door de firma, wellicht een voor intern gebruik of in het kader van maatschappelijk verantwoord ondernemen. Is er niets, dan zal je op zoek moeten gaan bij medewerkers die al lang bij de firma werken en hun verhalen nemen.

Logica tip. Als je werkstuk over iets gaat wat je rol is, prima beschrijf dat. De lezer verwacht dan ook een gedegen stuk. Is je probleem buiten je rol, zeg je doet HRM en gaat iets doen rond strategie, beschrijf dan hoe ‘goed en uitdagend’ het is dit werkstuk te maken omdat dit buiten je comfort zone zit.

Valkuil. Is er denk ik hier niet echt. Hoogstens dat je jouw rol down-played, net doet alsof het niets voorstelt. En dat is vaak niet zo. Ook de klaagmodes helpt hier niet ‘is ben maar een rayon manager van de Spar, hoe kan ik nu strategie doen?.’ Even klagen ok, maar dan snel doorpakken.

Jip en Janneke. Geen dingen hier nodig denk ik. Moet wel duidelijke zijn.

Luik 2.  Complicatie

2.1 Wat is het probleem

2.2 Waarom is het een probleem

2.3 Wie heeft het probleem?

2.4 Hoe ga je het onderzoeken?

2.5 Welke theorie ga je gebruiken?

2.6 De analyse

Ad 2.1 Wat is het probleem

Inleiding. Het probleem van een firma zit vaak in waar de firma voor moet staan. Mogelijkheid a) In een groot deel van de wereld is waar de firma voor staat het zorgen voor de aandeelhouders. Dus dat is winst maken. Dat dan vaak op korte termijn, zeker als de firma door een venture capital firma in eigendom is. Mogelijkheid b) Een andere deel van de wereld, een beetje zoals in Nederland, is het aandeelhouders en ook wat de medewerkers, dus meer ook focus op de langere termijn. Mogelijkheid c) je werkt bij een non-profit. Of d) je werkt bij een ministerie.

Praktisch.

a) Winst maken, dan zit het probleem vaak in dat de omzet terug loopt of dat de kosten stijgen. Dat stel je vast door de jaarverslagen te nemen van de firma en daarna te kijken wat de trend is.

b) Een probleem kan zijn dat er een groot verloop is van werknemers. Dat het aantrekken van personeel is een probleem om de winstgevendheid een boost te geven. Dat door politieke druk of technologische ontwikkelingen de firma in moeilijk vaarwater komt. En zo voort. Ik, Rudolph, ben er erg goed in problemen te vinden, voornamelijk omdat ik zoveel plezier heb om die op te lossen, dus ik heb wel problemen nodig. Dus loop je hierop vast, contacteer me en we verzinnen een probleem.

c) ook een non-profit, moet inkomsten hebben. Het moet niet heel veel profit zijn, wat dat is niet het doel. Een doel is wel een spaarpot te hebben om de continuïteit te waarborgen. 

d) Hier kan de spanning zitten in wat de politiek wil en wat het ambtenaren apparaat verstand vindt. Of het voldoen aan de wensen van ‘de burgers’ die kunnen heel divers zijn, niet eenduidig en dat kan een probleem zijn. De efficiëntie kan niet ok zijn, hetzij binnen het ministerie, hetzij tussen ministeries.

Logica tip. De spanning die je wellicht al beschreven wat er speelt in de industrie. Daar een vervolg op maken lijkt me dan logisch. Of als je beschrijft dat jouw funktie op te tocht komt te staan wegens kosten besparing, lijkt me dat ook een goede aanleiding.

Valkuil. Het te groot te maken het probleem, dan moet je veel behandelen. En voor mij is dat vaak niet nodig. Liever een kleinere scope en die super goed uitwerkt dan een enorm bedrijf een beetje doen. Dus scoping is hier essentieel. Al in de 2e of 3e week van de cursus lijkt me. Doe je het erna, loop je een grote kans teveel bronnen te raadplegen die later nutteloos blijken te zijn, zonde van je werk.

! Heb je in week 4 nog geen probleem stelling, zoek dan direct hulp!

Jip en Janneke. Dit heeft echt een gesprek nodig. Mogelijk dat ik hier nog eens wat voorbeelden van vraagstelling zal plaatsen, maar voor nu verwijs ik je naar de Webinar hierover die ik in februari 2021 zal houden rond deze uitdaging.

Ad 2.2 Waarom is het een probleem?

Inleiding. Als het een probleem is dat verder niet schadelijk is voor de doelstelling, dan maakt het niet uit. Maar is dat het wel, dan is het een probleem met zicht op de winstgevendheid, de continuïteit, de maatschappelijke relevantie, de betrokkenheid van het personeel etc. Zelf vind ik dat alles is terug te brengen op geld. ‘Geld is gemunte vrijheid’ is een uitspraak van een beroemde Russische schrijver. En vrijheid, tijd heeft iedere organisatie nodig en geld is dan slechts een middel om te vertellen wat de waarde is.

Geef de impact van het probleem op de organisatie. Dat kan je ook gelijk de onderzoeksdoelstelling uit afleiden

Praktisch. Iedere manager die zijn doelstellingen niet haalt heeft een probleem. Maar dat zal die je niet zo zeggen. Dus aan een manager vragen of die nog een probleem voor je heeft om op te lossen zal niet altijd leiden tot een duidelijk antwoord. Want dan zou die eigenlijk zeggen dat die iets niet goed gedaan heeft. Dus denk zelf na over welk probleem zou passen bij de cursus die je volgt.

Neem de omzet grafiek van de afgelopen jaren, maakt die een dalende lijn, voila je hebt je probleem. Stijgen de kosten te veel? Is het personeelsverloop groot? Is er een grote backlog op change requests? Leveren interne klanten de specificaties voor ICT veranderingen niet goed aan? Is er geen KPI dashboard voor de sales manager? Zitten de producten allemaal in de laatste fase van de product life-cycle? Is er geen campagne kalender? En zo kan ik nog uren doorgaan. Dus heb je geen probleem, vraag me en ik maar er een voor je.

Hier kan je de afbakening doen. Het probleem kan breed aangevlogen worden en dan wordt er samen metde  opdrachtgever een keuze gemaakt die richting te doen met onderbouwing

Logica tip. Een ideale rode draad is als de aankondiging van het probleem al zit bij je analyse van de industrie. Heeft die wellicht industrie breed al iets wat tot verandering verplicht. Iets wat uit een DESTEP is gekomen bijvoorbeeld.

Valkuil. Check dat het probleem echt past bij de cursus. En dat die niet te groot is, want daar doe je jezelf geen (studie) plezier mee.

Jip en Janneke. Lijkt me niet nodig hier.

Ad 2.3 Wie heeft het probleem?

Inleiding. Op welk niveau? En bij welke afdeling? Je stakeholder analyse gaat hierbij helpen. Geef aan wie de opdrachtgever is en hoe hij of zij in het probleem zit. Wat is er in het verleden aan gedaan. Wat voor belangen heeft de opdrachtgever bij het oplossen van het probleem?

Praktisch. Er is altijd iemand die het probleem heeft. Is dan niet bij 1 afdelingen, dan kijk je hogerop, naar de leidinggevende van de twee afdelingen. Aan het eind is het altijd de directeur die het probleem heeft, maar dat is wel erg gemakkelijk en algemeen.

! Of zoek een probleem bij iemand die jou wellicht in de toekomst promotie kan geven, met het oplossen van een van zijn problemen creëer je een ‘toegoed’ briefje.

Logica tip. Zoek een probleem bij iemand die je goed kent of die te benaderen is en tijd voor je wil maken. Zo maak je jezelf het makkelijk om die te interviewen en later ook je stuk te laten lezen.

Valkuil. Die het probleem heeft zit te hoog in de boom en kan je niet te spreken krijgen. 

Jip en Janneke. Schrijft ik later wellicht nog.

Ad 2.4 Hoe ga je het onderzoeken?

Inleiding. Door personen xyz te ondervragen. 

Praktisch. En hoe ga je dat ondervragen doen? Via kwalitatief onderzoek of kwantitatief onderzoek? En daarna pak je jouw boeken erbij. En zoom in hoe je betrouwbaar en valide moet zijn.

Logica tip. Gewoon de boeken volgen en de lessen rond onderzoek. Ik heb daar niets mee, dus meer ga je hier daarover niet lezen.

Valkuil. Je blijft rondjes draaien omdat je een hekel hebt aan onderzoek, cijfers etc. Helaas daar zal je toch 8 keer in je studie doorheen moeten…

Jip en Janneke. Omdat ik liever kijk naar wat je met onderzoek doet, hier niet meer tekst. De boeken zijn daarover al vol geschreven…

Ad 2.5 Welke theorie ga je gebruiken?

Inleiding. Naar ik denk is over alles wat er in de wereld gebeurd als eens door iemand over nagedacht. En soms door erg slimme mensen die dan hun denken in een model hebben gezet. Dat noemen we dan theorie. En die kan je gebruiken, hoef je het wiel niet opnieuw uit te vinden zo is de gedacht. 

Praktisch. Welke theorie dan? Surf je suf op de website die daarvoor zijn. Kies er een paar die je denkt passend zijn bij je probleem stelling. En gebruik die.

Logica tip. Je bent vast niet de eerste die een probleem van dat soort gaan onderzoeken, dus kijk op de HBO kennis bank naar andere werkstukken en wat die gebruikt hebben.

Valkuil. Te lang hier blijven hangen. Zo moeilijk is het niet, steek even tijd in alle theorieen die je kan surfen kan lezen, kies er 4 of 6 en leg die voor aan andere studenten en kies. 

Jip en Janneke. Geen tekst hier.

Ad 2.6 De analyse

Inleiding. Hier maak je een analsye.

Praktisch. Een veel gemaakte fout is dat de conclusies en aanbevelingen niet terug te leiden zijn naar de analyse. Dus van probleem naar oplossing

Luik 3 – Oplossing

3.1 Wat zijn de feitelijke bevindingen?

3.2 Wat de conclusies die daaruit voortkomen?

3.3 Wat zijn je aanbevelingen?

3.4 Wat zijn de kosten/baten van je aanbevelingen?

3.5 Wat is het projectplan per aanbeveling, dus wanneer gaat iemand de resultaten krijgen?

3.6 Hoe zal de besluitvorming daarover gaan?

3.7 Wat is het resultaat geweest, positief besluit en alle in gang gezet?

3.8 Afronding

Ad 3.1 Wat zijn de feitelijke bevindingen?

Inleiding. Wat zijn de resultaten van je onderzoek? Je hebt nu de data van je onderzoek. 

Praktisch. Een cijferaar doet hier een SPSS bestand etc. En iemand met wat minder zin daarin clusterd zijn feiten tot logisch geheel.

Logica tip. Waarschijnlijk wist je al waar je op uit ging komen. Maar vertel dat nooit een onderzoekdocent. Laat je onderzoek het vertellen. 

Valkuil. Let op, onderzoek doe kost je vaak de meeste tijd. Voor een deel omdat je er geen zin in hebt het te doen, wat ik volledig begrijp, of dat je de mensen niet te spreken kan krijgen. Dus op zich kruipt er niet veel tijd in, zeg als je 10 interieuws moet doen is het tijd de vragen op te stellen en dan 10 keer een half uur of zo te spreken. Maar om in 10 mensen hun agenda te komen, dat kost tijd en dan hebben die 10 mensen soms pas in 2 a 3 weken de tijd, dus de doorlooptijd van je onderzoek kan makkelijk vier tot vijf weken zijn. Daarom zaak als eerste er mee te beginnen. De rest kan je in je eigen tijd doen eventueel in de nacht. De interviews niet…!

Jip en Janneke. Geen tekst nog hier.

3.1.1 Hoe past dat in het model?

Inleiding. Je hebt een model gekozen en daar vaak je vragen op gemaakt. Dat hoeft helemaal niet, maar als je het wel doet, dan helpt het je erg je onderzoek structuur te geven. 

Praktische. Je hebt het vijf krachten model van Porter gekozen. Dan weet je dat je vijf zaken moet onderzoeken. Dat geeft structuur aan je onderzoek, je analyse. Dan dat maakt het je ook makkelijk bij het presenteren ervan. Of je gebruikt een 7S model voor een interne analyse. Dan weet je dat je 7 zaken moet onderzoeken, simpel. En het model maakt het je makkelijk je bevindingen te clusteren en dat helpt weer om de conclusies en aanbevelingen aan te verbinden. Docenten verrassen met nieuwe modellen is ook altijd een goede zet.

Logica tip. De rode draad blijft een probleem, bewezen dat het een probleem is en dat je zocht naar modellen die daarbij gemaakt zijn ooit.

Valkuil. Te vlug, vlug doen. Een SWOT analyse maak je niet in een avond. Direct is te zien dat het niet doordacht is. Je maakt die in een paar keer. Een keer in concept, dan laat je die een dag liggen en pak je die weer om dan met frisse blik nog eens naar te kijken en te zien of je het nog steeds logische vindt en je de juiste prioriteiten hebt gezet. Liever een model minder gebruikt en het allemaal juist te doen, dan veel modellen die je erbij sleepte half. Een lange uitleg van wat het model doet en waarom is ook wat irritant voor docenten die daarin lesgeven. Dus sla je blad vullende plaatjes en wiki wijsheid over, dat weten we wel. 

Jip en Janneke. Niet nodig lijkt me, als wel, laat me weten, dan schrijf ik hier een tekst bij.

3.1.2 Was het betrouwbaar: kan iemand anders herleiden hoe je aan je feiten kwam?

Inleiding. Was het valide: heb je mensen geïnterviewd die ertoe doen in het kader van je onderzoek?

Praktisch. Dit hoeft niet een apart hoofdstuk te zijn, maar is wel verstandig bij stil te staan, want ieder onderzoek moet hieraan voldoen, dus als iemand niet kan lezen dat het eraan voldoet, moet je het even expliciet vermelden lijkt me.

RR’s richtlijnen: Minder dan 8 mensen geïnterviewd hebben dat is wat te dun. Een vragenlijst met minder dan 10 vragen ook. Niet in verschillende lagen van de hiërarchie je vragen hebben kunnen stellen, ook jammer. Inzichten van de externe wereld, mensen in consultancy, industrie belangen verenigingen etc meenemen is verstandig.

Logica tip. Als je een aanbeveling doet die grote impact heeft, is het logisch dat je daar veel mensen voor geïnterviewd hebt die er ook verstand van hebben. 

Valkuil. Je ging het transcriberen, terwijl de docent dan niet nodig vond. 

Jip en Janneke. Even geen tekst.

Ad 3.2 Wat de conclusies die daaruit voortkomen?

Inleiding. Je clustert je bevindingen in logische samenhang. Een conclusie tussen de drie en de acht lijkt me waarschijnlijk. 

Praktisch. Heb je een theoretische model gebruikt, dan zitten je feiten, wat uit je onderzoek komt al in clusters van informatie. Bij de vijf krachten van Porter in vijf clusters. En die maken het makkelijk er conclusies en aanbevelingen aan te verbinden.

Logica tip. Er zit een makkelijk te volgen lijn in je stuk, zeker vanaf het moment dat je feiten heb verkregen door interviews, bronnen onderzoek etc. En die clusteren naar feiten die bij mekaar passen en de grootste wolk feiten dringen een conclusie op. Deze logica moet voor iedereen direct begrijpbaar zijn. Het visualiseren helpt, dan kan met een grafiek etc.  

Valkuil. Je conclusies had je al voordat je begon en je schreef daar naartoe. Dat kan wellicht, maar zorg dan in elk geval dat je bronnen kloppen. Een assessor kan vragen ‘zou jij die investering doen om deze conclusies uit te voeren?’.

Jip en Janneke taal. Je helpt je sportclub aan meer leden naast je studie. Je neemt het vijf krachten model en beziet: 1. Wie is de concurrentie, 2. 

[RR: hier type ik later nog verder aan] 

Ad 3.3 Wat zijn je aanbevelingen?

Inleiding. Terwijl je bezig bent met het clusteren van je bevindingen dringt zich vaak vanzelf een aantal aanbevelingen op. Niet alle conclusies daar kan je wat mee, dus zijn niet altijd direct een aanbeveling. Als de conclusie is dat iedereen gezond vetarm wil eten en jouw firma maakt mayonaise, tja… dan kan je aanbevelen de firma te verkopen… maar dat lijkt me een grote zet.

Ook kan het zijn dat je eigenlijk altijd al hebt geweten dat mensen die je onderzoekt gaan zeggen wat je al een tijd gehoord hebt van je collega’s of in het vakgebied. Dus dan geen verrassing voor je, maar een feitelijke bevestiging door je onderzoek dat het niet alleen praatjes zijn, maar feiten, want9 van de 10 mensen zegt het.

Praktisch. Tussen de drie en vijf aanbevelingen lijkt me goed.

Logica tip. Consultants nemen aanbevelingen die op de korte termijn te halen zijn, het zgn ‘low hanging fruit’ en aanbevelingen die wat meer tijd kosten. Dat doen we omdat met de korte termijn aanbevelingen een project vaart kan krijgen en een ‘vier moment’ van de eerste successen en dat geeft dan weer vaart aan lagere termijn projecten.

Valkuil. Aanbevelingen passen niet bij de cursus. De cursus gaat over communicatie en je aanbeveling is dat men meer mensen moet aannemen. Niet echt een communicatie punt. Wel zou zijn het probleem van tekort aan personeel en de hoge kosten van werven, op te lossen met advertenties en socialmedia. Dat past wel bij de cursus communicatie.

Jip en Janneke. Lijkt me duidelijk, als toch nog voorbeelden nodig zijn, vraag me per mail en die zal ik dan hier plaatsen.

Ad 3.4 Wat zijn de kosten/baten van je aanbevelingen?

Inleiding. Iedere aanbeveling heeft zijn eigen doel en dus zijn eigen opbrengst. Daar staan kosten tegenover, zet die in een staatje. 

Praktische. Dat staatje heeft dus als je drie aanbevelingen hebt, drie kosten/baten plaatjes. Als ze niet los van mekaar te zien zijn, zet ze dan in een plaatje. 

Naast de kosten baten, andere criteria bij besluitvorming. a) Risk versus Reward afweging. Dit punt kan belangrijk zijn als je denkt dat de besluitvorming rond je voorstellen erg bekeken zal worden op zijn risico’s. Bijvoorbeeld toen ik werkte bij een energiemaatschappij, tja bij een kerncentrale wil je niet teveel projecten starten met risico’s…

b) Ook kan iedere aanbeveling geplot worden op een schaal van ‘makkelijk haalbaar’ en ‘zeer moeilijk haalbaar’. Makkelijk is iets waar weinig tijd voor nodig is en weinig resources als mensen, geld of ict aanpassingen. Moet er daarvan wel veel ingezet, dan is de haalbaarheid eerder als ‘moeilijk’ te omschrijven lijkt me. Maar iets dat moeilijk haalbaar is kan wel veel geld opleveren. Dus daar gaan de besluitvormers wat van vinden.

Logica tip. Kosten en baten zijn zowel in geld als in kwaliteit uit te drukken. Maak daar gebruik van bijvoorbeeld als het financiële voordeel niet enorm groot is maar niet-financiële voordelen wel. Die niet-financiële voordelen moeten dan wel in een logische lijn zitten met waar de firma voor staat (people zaken, planet zaken). Je hebt dit wellicht ook al benoemd toen je de project charter invulde. Die werkwijze en het formulier heb ik geïntroduceerd in de hogeschool in 2019 en is denk ik nu in gebruik bij veel vakken. 

Valkuil. Je denkt dat je dit niet kan maken, omdat je geen cijfers hebt. Doe dan een ‘educated guess’ een gok, een inschatting die zinvol lijkt. Die in orde van grootte zou kunnen kloppen. Dus een omzet stijging van 30%, hmmm… lijkt je dat niet veel, een omzet stijging van 10% zou ik nog wel kopen. Ineens veel meer winst maken… hmmmm, waarom kon de firma dat niet eerder?

Jip en Janneke. Zie hiervoor de voorbeelden die je op mijn helpdesk kan vinden <hier>.

Ad 3.5 Wat is het projectplan per aanbeveling, dus wanneer gaat iemand de resultaten krijgen?

Inleiding. Persoonlijk heb ik voornamelijk belangstelling voor wanneer de firma de vruchten gaat plukken van het implementeren van jouw aanbevelingen. En ik zou willen weten hoe waarschijnlijk het is dat je het kan halen. En die waarschijnlijkheid wordt naar ik denk erg vergroot met een project plan (what get measured, gets done) en een inzicht in het ‘verander management’ model dat je zal hanteren. Het Knoster model is daarvoor een van de standaard modellen die studenten gebruiken. Simpel en direct toepasbaar.

Praktisch. Hier een Gantt chart als projectplan bijvoorbeeld. En daarin met wie je het gaat uitvoeren, dus naast de taken die gedaan moeten worden, wie het gaat doen, hoeveel tijd die nodig heeft om het te doen en wat de doorlooptijd is. Een ARCI is hier wel op zijn plaats. <insert link hier> Wil je het nog mooier doen beschrijf je het ‘kritische pad’ daarin en welke mitigerende activiteiten je kan uitvoeren als iets mis gaat in de planning en dat kritische pad. Weet je niet waar ik het nu over had, vraag dan naar je docent en les projectmanagement, een essentieel onderdeel van iedere opleiding lijkt me… 

Je kan hier ook een OGSM model gebruiken als aanvulling, die geeft in een A4 weer wat de kern is.

Logica tip. Dit past bij de stakeholders. Rapporteer je aan iemand met een blauwe hoed dan heeft die als instelling xyz (zie de lessen rond de Hoeden van De Bono) En daar wil je op inspelen om zijn akkoord te krijgen.

Valkuil. Geen projectplan hebben. Of er een die slechts tien actiepunten heeft. Als je niet kan verzinnen wat de acties zijn om jouw aanbeveling realiteit te laten worden, past bij je de tegeltjes wijsheid ‘plannen zonder actie zijn dromen’. En acties worden ingezet met een strak actieplan met daarbij de rollen goede en duidelijk verdeelt in een ARCI.

Jip en Janneke. Heb ik niet.

Ad 3.6 Hoe zal de besluitvorming daarover gaan?

Inleiding. Besluitvorming rond je aanbevelingen is belangrijk te weten. Liefst al op het moment dat je start met je project. Zie hiervoor de blog over BOB of ieder andere stuk wat je daarover kan lezen.

Praktisch. Volg het besluitvorming pad in je organisatie. Weet je die niet, vraag een medewerker die al lang bij de firma werkt. Of iemand van de financiën afdeling die je kan vertellen wanneer die een budget van zeg 100k Euro jouw zal toekennen. De handtekening die dan nodig zijn vertellen je iets over het goedkeurstraject.

Logica tip. – weet even geen tekst hier.

Valkuil. Denken dat je zomaar budget zal krijgen. En dat een besluit in een directievergaderingen de gekste politieke stromingen bloot kan leggen.

Jip en Janneke. Voor nu geen tekst.

Ad 3.7 Wat is het resultaat geweest, positief besluit en alle in gang gezet?

Inleiding. Hier kan het jezelf makkelijk maken als je aanbevelingen al geaccepteerd zijn. Dan heb je een ‘beroepsproduct’ gemaakt. Een term die vaak voorkomt in rubrics, dat je werkstuk moet voldoen aan het zijn van een beroepsproduct. En hoe sterk is het niet als de firma je aanbevelingen al in gang hebben gezet, dan was dat zeker een beroepsproduct!

Heeft men je aanbevelingen nog niet gezien? Oeps… dat is wat jammer en niet een heel sterk verhaal tijdens een assessment……

Wel gezien en die afgewezen? Geen probleem, ‘geen bevinden is ook een bevinding’ zeg ik altijd. Het feit dat men niet mee wil met jouw plan zegt al iets over dat men dan voor iets anders kiest en je hebt ze wel tot dat keuzeproces gebracht. En ergens ‘nee’ op zeggen is ergens anders ‘ja’ op zeggen.

Ad 3.8 Afronding

Inleiding. Persoonlijk vind ik het steeds fijn als een werkstuk/portfolio een afronding heeft en niet plots stopt. Je nam in het begin van je stuk iemand mee in jouw wereld, rond dat dan mooi af. 

Praktische. De afronding kan iets zijn van ‘ik leerde xyz terwijl ik hiermee bezig was’ of ‘dankzij dit werk ga ik in aanmerking komen voor een nieuwe rol in de firma’. Of ‘nu heb ik eindelijk eens geleerd hoe je een kosten/baten analyse maakt’.

Logica tip. Zijn je aanbevelingen geaccepteerd heb je een sterke kaart in handen want dan moet het een goed stuk zijn voor gebruik in het bedrijfsleven, dus een beroepsproduct. Het kan dan overigens nog steeds dat het niet een goed schoolproduct is, maar goed je hebt al een deel van de finish gehaald.

Valkuil. Niet trots zijn op je werk. Als je er serieus mee bezig bent geweest en voldoende tijd in gestoken hebt (let op! Een ECTS staat voor 28 uur studie, dat mag een docent dan verwachten terug te zien). Valkuil twee is te trots te zijn terwijl je stuk zwak ik en je probeert je in het assessment uit te kletsen…. Dat gaat bij mijn tot strafpunten leiden, want je verprutst mijn tijd die ik in nette studenten had kunnen steken.

Jip en Janneke. Ben je iemand die een feestje plots stopt, of kondig je het einde ruim van tevoren aan? Zo is het ook met een schriftelijk stuk. Begin, stuk, einde en verpakkingspapier er om heen, dat maakt het een cadeautje.

<insert>

Luik 4. Reflectie

Die werd vroeger gevraagd als extra item, dus was een apart rapport. Denk nog steeds dat het een leuke slide kan zijn om mee af te ronden. Een of twee STARR’s voldoen hier.

Tip 4. Techniek

Laat je niet afhankelijk zijn van de techniek. Dus als je in Teams presenteert dan:

– Online afspraak. Heb je telefoon als backup. Daar zet je Teams app op en je hebt geoefend hoe dat gaat, mocht je PC het laten afweten. Je hebt dus naast je computer ook de app op je telefoon geïnstalleerd, dat als Teams of Zoom wegvalt op je computer, dat je verder kan gaan op je smartphone. Het systeem (Zoom, Teams wat we maar gebruiken) niet vooraf hebben uitgeprobeerd en in een assessment de ‘zielige calimero spelen’, bij mijn pakt dat niet erg meer.

– Je deed een speedtest op je internetverbinding. Werkt die goed? Heb je telefoon standby als plan B. Dus je weet hoe je jouw telefoon op data kan zetten, er een hotspot van kan maken, zodat je die kan gebruiken met je PC. 

– Als het een fysieke afspraak is. Je hebt een computer bij je om te presenteren, je presentatie staat op je pc en hoef je niet van de cloud te halen. Zonder pc aankomen en maar denken dat school ergens een pc heeft staan…. wat mij betreft kan je wegblijven…

– Je hebt een print van je werkstuk voor je liggen, want je kan sneller in fysieke bladzijde bladeren dan digitaal, plus je hebt op de prints wat (spiek) notities op gemaakt, toch?

Tip 5. Tijden

Natuurlijk heb je de tijd die je nodig hebt voor de slides uitgeprobeerd. Langer dan 10 minuten hou je online de aandacht niet vast.

Natuurlijk log je 15 minuten voor de afspraak in om zeker te maken dat je op tijd bent en eventueel nog wat small talk met je gesprekspartner te doen ter inleiding. Altijd goed de vergadering luchtig te kunnen starten.


Vond je dit nuttig?

Dit artikel is gratis te downloaden hier (Note: nog niet in november, dan nog bezig het stuk final te maken). In de download heb ik nog wat extra informatie verwerkt die niet op deze webpagina staat.

En wil je nog aanvulling horen, schrijf je dan in bij de http://www.defastlane.com de webinar service die ik gestart ben in december 2020

Disclaimer

Dit is beslist niet een officiële tekst van iemand anders dan Rudolph Regter. Het is een suggestie en iedere gelijkenis met andere zaken is blablabla, je snapt het.

Ook zullen er mogelijk spellingsfouten in de tekst zitten of zinswendingen die niet correct zijn. Als je dat vervelend vindt, zend me je correcties. Zend je de correcties niet, erger je wel, lees het stuk dan gewoon niet, niemand verplichdttdd je er toe.

Rudolph Regter

versie 24 november 2020